各二级学院、各部门：

为确保2019届毕业生档案材料完整归档和按时邮寄,请各相关单位按要求做好档案材料的收集、整理和移交工作,具体事宜如下:

一、毕业生档案归档范围与要求

（一）归档范围

1.报到证副本;

2.毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）;

3.实习鉴定表;

4.高校毕业生登记表;

5.各类资格证认定表（如教师资格认定表等）；

6.党组织材料：党组织材料主要包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书等；

7.大学学籍档案材料（含学籍变迁材料，如休学、退学、留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）；

8.奖惩材料：学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等审评证明材料）；学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

（二）整理要求

1．在毕业生档案材料收集完整的基础上，以班级为单位，按学号顺序整理，并在毕业生档案袋上清楚地注明学生学号。

2.移交档案时，请填写《学生档案材料移交表》一式两份（见附件），同一学院内有同名同姓的毕业生，其归档材料要特别注明，以免误装误发。

3.毕业生档案装袋时要进行认真检查，防止错装、漏装。装袋之后，要对每位毕业生档案材料进行全面清理，在确保档案材料无误后，需在学生档案袋的封面目录上分类统计、标记，然后与学生档案管理科工作人员办理书面移交手续。

4．各部门移送的所有毕业生档案材料均应加盖公章。

5．为了不影响毕业生档案的转递进程，请以学院为单位，将所有毕业生档案材料一次性移送。相关职能部门有毕业生档案材料需交由各学院统一移送的，请将相关材料提前整理好移送给各学院毕业生档案管理工作负责人。

6．在毕业生档案整理及归档过程中，要确保档案材料的真实性，不得任意剔除或添加毕业生档案材料。各学院毕业生档案管理工作负责人要组织人员在规定的时间内到档案室移交毕业生档案材料。

二、毕业生档案移送时间

请各二级学院认真组织人员收集毕业生档案材料，并以学院为单位于7月5日前移交至西校区档案室，以保证学生档案归档齐全和及时转递。

三、档案转递

1.毕业生档案拟在8月15日前寄出。

2.若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生本人严格按有关规定办理手续，到学生档案室办理手续后直接提取。

四、档案查询

学生档案寄出后，学校将在校园网通知公告栏公布档案邮寄信息，各二级学院务必告知2019届毕业生登录校园网查询本人档案去向，并与报到单位联系确认档案接收情况（邮局快递信息网上查询时效为3个月）。如有疑问，可来电咨询，联系电话为：0557-3682600。

附件：学生档案材料移交表

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2019年6月10日